Faaliyet Raporu Hazırlanmasıyla İlgili Satın Alma Yapılabilir Mi?
Belediyenin idare faaliyet raporunu hazırlamak, belediyenin kendi mali hizmetler birimine verilmiş asli görevlerden biridir. Bu nedenle faaliyet raporunun hazırlanmasının özel bir firmadan hizmet alımı yoluyla yaptırılması uygun değildir. Sayıştay ayrıca elektronik ortamda hazırlanıp paylaşılması gereken faaliyet raporundan 3.000 adet basılmasını da mevzuata aykırı bulmuştur. Hazırlama ve basım hizmeti için yapılan ödemenin kamu zararına neden olduğuna ve sorumlulardan tahsil edilmesine karar verilmiştir.
Sayıştay 3. Dairesi 532 Karar, 77 İlam Nolu ve 29.04.2025 Tarihli Kararı
Faaliyet Raporunun Hazırlanması Belediyenin Kendi Görevidir
İncelemede belediyenin idare faaliyet raporunun hazırlanması ve basılması işinin dışarıdan hizmet alımı yoluyla yaptırıldığı tespit edilmiştir. Oysa birimlerden gelen faaliyet raporlarını bir araya getirerek belediyenin idare faaliyet raporunu hazırlamak, mali hizmetler biriminin doğrudan görevleri arasındadır.
Sayıştay bu nedenle belediyenin kendi personeli ve teşkilatı tarafından yerine getirilmesi gereken faaliyet raporu hazırlama görevinin özel bir firmaya devredilmesini uygun bulmamıştır. Bir işin hizmet alımı kapsamında satın alınabilir nitelikte olması, idarenin kendisine açıkça verilmiş asli bir görevi dışarıya yaptırabileceği anlamına gelmemektedir.
Faaliyet Raporunun Basılması
Kararda yalnız raporun hazırlanması değil, 3.000 adet basılması da ayrıca değerlendirilmiştir. Tasarruf tedbirleri kapsamında kamu kurumlarının rapor ve benzeri dokümanları mümkün olduğunca elektronik ortamda hazırlaması ve paylaşması gerektiği belirtilmiştir.
Bu nedenle faaliyet raporunun yüksek miktarda basılması ve basım hizmetinin de aynı satın alma kapsamında dışarıdan temin edilmesi mevzuata uygun bulunmamıştır. Sayıştay, hem raporun hazırlanması hem de basılması için yapılan ödemenin kamu kaynağında gereksiz bir azalmaya yol açtığı sonucuna ulaşmıştır.
Kamu Zararı ve Sorumluluk
Sayıştay, belediyenin kendi görevi olan bir iş için dışarıdan hizmet satın alınması nedeniyle yapılan ödemeyi kamu zararı olarak değerlendirmiştir. Böylece önceki bazı kararlarda görülen yalnızca tasarruf tedbirlerine aykırılık tartışmasından farklı olarak, burada idarenin asli görevinin dışarıya yaptırılması kamu zararı değerlendirmesinde belirleyici olmuştur.
Kararda, satın alma ve ödeme sürecinde görev alan harcama yetkilisi ile gerçekleştirme görevlisi sorumlu tutulmuş; oluşan kamu zararının bu kişilerden faiziyle birlikte müştereken ve müteselsilen tahsil edilmesine karar verilmiştir.
Sonuç
Sayıştay kararına göre belediyenin idare faaliyet raporunun hazırlanması için dışarıdan hizmet satın alınması mümkün değildir. Faaliyet raporu, harcama birimlerince hazırlanan birim faaliyet raporları esas alınarak belediyenin kendi mali hizmetler birimi tarafından hazırlanmalıdır. Dışarıdan teknik destek alınabilecek işler ile idarenin asli görevlerinin birbirinden ayrılması gerekir.
Ayrıca faaliyet raporlarının elektronik ortamda hazırlanması ve paylaşılması esas olduğundan, zorunlu bir gerekçe bulunmaksızın yüksek miktarda basım yaptırılması da uygun görülmemiştir. İncelenen olayda faaliyet raporunun hazırlanması ve 3.000 adet basılması için yapılan ödeme kamu zararı kabul edilmiş ve sorumlulara ödettirilmesine karar verilmiştir.